Planificación integral de eventos
Definimos el calendario, los proveedores, el aforo y la logística desde el primer día. Trabajamos con plazos reales: un evento de 200 personas necesita al menos 8 semanas de preparación, y lo cumplimos.
Lo que hacemos por tu evento
Cada proyecto tiene sus propias necesidades. Aquí tienes las áreas donde aportamos más valor.
Competiciones deportivas y corporativas
Gestionamos inscripciones, arbitraje, clasificaciones en tiempo real y entrega de premios. Hemos coordinado torneos de pádel con 64 parejas y carreras urbanas con más de 1.500 corredores en Andalucía.
Experiencia de asistente
Diseñamos el recorrido del asistente: acreditación rápida, señalización clara, zonas de descanso, puntos de carga para móviles. Los detalles pequeños determinan si alguien vuelve al año siguiente.
Producción técnica y audiovisual
Sonido, iluminación, pantallas LED, streaming en directo. Contamos con equipo propio para eventos de hasta 2.000 personas y colaboramos con empresas locales cuando el formato lo requiere.
Gestión de patrocinadores
Preparamos dossieres de patrocinio con datos de audiencia verificados, gestionamos la relación con los sponsors y aseguramos que su visibilidad se traduzca en retorno medible.
Análisis post-evento
Entregamos un informe con asistencia real, encuestas de satisfacción, cobertura mediática y recomendaciones concretas para la próxima edición. Sin ese análisis, repetir errores es casi inevitable.
El problema habitual y nuestra respuesta
Muchas empresas organizan eventos internamente y terminan desbordadas. Esto es lo que vemos con frecuencia.
Lo que suele salir mal
- El presupuesto se dispara porque no hay negociación previa con proveedores
- Falta coordinación el día D: catering llega tarde, el técnico de sonido no tiene el plano del escenario
- Nadie mide resultados, así que es imposible justificar la inversión ante dirección
- Las inscripciones se gestionan con hojas de cálculo que generan duplicados y errores
Cómo lo resolvemos
- Presupuesto cerrado desde la fase de propuesta, con un 10% de contingencia incluido
- Un coordinador de producción en el terreno con checklist verificado hora a hora
- Dashboard de métricas entregado en 5 días laborables tras el evento
- Plataforma de registro online con confirmación automática y control de aforo
Así trabajamos contigo
Cuatro fases claras. Sin sorpresas.
1
Briefing y diagnóstico
Nos reunimos contigo (presencial o videollamada de 45 minutos) para entender el objetivo del evento, el público, el presupuesto disponible y las fechas posibles. Salimos de esa reunión con un documento de alcance.
2
Propuesta y planificación
En 5 días hábiles presentamos una propuesta con cronograma, desglose de costes y alternativas de venue. Si hay competición, incluimos el formato de brackets o liguilla y las reglas.
3
Producción y ejecución
Nuestro equipo se encarga del montaje, la coordinación de proveedores, la acreditación y la dirección técnica del evento. Tú recibes actualizaciones por WhatsApp cada dos horas durante el día del evento.
4
Cierre y evaluación
Desmontamos, liquidamos con proveedores y te entregamos el informe final. Si hay próxima edición, dejamos documentada toda la operativa para que la siguiente sea más rápida y económica.
Preguntas frecuentes
Respondemos lo que nos preguntan antes de firmar.
¿Cuánto cuesta organizar un evento con vosotros?
Depende del formato. Un desayuno corporativo para 50 personas puede arrancar en 2.800 €, mientras que una competición deportiva con 500 participantes suele situarse entre 15.000 y 25.000 €. Siempre damos presupuesto cerrado antes de empezar.
¿Trabajáis fuera de Sevilla?
Sí. Hemos producido eventos en Málaga, Cádiz, Madrid y Lisboa. Para proyectos fuera de Andalucía sumamos los gastos de desplazamiento al presupuesto, sin margen adicional.
¿Qué pasa si hay que cancelar por causas de fuerza mayor?
Nuestros contratos incluyen una cláusula de cancelación escalonada. Si se cancela con más de 30 días de antelación, solo se retiene el 15% del presupuesto para cubrir trabajo ya realizado. Con menos de 7 días, el porcentaje sube al 60%.
¿Puedo contratar solo una parte del servicio?
Por supuesto. Hay clientes que solo necesitan la producción técnica o la gestión de inscripciones. Adaptamos el alcance a lo que realmente necesitas.
¿Con cuánta antelación debo contactar?
Lo ideal es entre 10 y 12 semanas antes del evento. Para competiciones grandes con logística compleja, recomendamos 4 meses. Dicho esto, hemos sacado adelante eventos con solo 3 semanas de margen cuando el formato lo permitía.
Hablemos de tu próximo evento
Cuéntanos qué tienes en mente y te responderemos en menos de 24 horas laborables.
Extramuros Blanca Ruíz Carrión, 54, 41001 Sevilla, Andalucía, España